YAMADA
おとなの小論文教室。
感じる・考える・伝わる！

Ｌｅｓｓｏｎ３６５
　知ってないと恥ずかしい｢お願い｣の手順


ここを読めば、
生まれてはじめて「依頼」をする人でも、
ごくあたりまえの、相手に失礼でない「お願い」ができる
という方法を、

今週は、お願いの「手順」、
来週は、お願いの「手紙の書き方」、
の２回に分けて紹介していきます。

そう、これはマニュアルです。
マニュアルぎらいの私が、
それでもマニュアルを書きます。

そうしなければならないほど、あまりにも、
「お願い｣のルールを知らない、
「お願い｣の電話でなに話していいかわからない、
という人が多すぎる現状を看過できないからです。

したがって、今週の話は、
すでに依頼ができている人にはまったく必要ありません。
安心して１回、休んでください。

では、はじめて依頼をする人だけ、
依頼のしかたのキホンを教わっていない人だけ、

今週は「依頼の流れ」を見ていきましょう！

ココで目指すのは、
とくによい依頼でも、人を引きつける依頼でもありません。
ごくあたりまえの依頼が、
ごくあたりまえにできることです。

つまり依頼の「常識的な手順」を身につけること。

まずは「手順」を一気にざっとお見せします。
そのあと、くわしい説明をしていきます。


＜お願いの手順＞
１． 人選
２． 決裁をもらう
３． 依頼のメールを書く
４． 電話をする
５． くわしい依頼


では、それぞれの工程でやることを説明します。


１．人選―だれに頼むかを決める

たとえば、
「PTAで急に講演会の担当になってしまった
　どうしよう」とか、
「特集を書いてくれる先生をはやく探さないとヤバイ、
　原稿に穴があいてしまう」とか、
せっぱつまって「依頼」をする人、けっこう多いんです。

でも、「人選」だけはひと手間かけて。
これまちがうと、
あとの苦労が水の泡になってしまうばかりか、
相手にも多大な迷惑がかかります。

かけちがえたボタンからスタートしないために、
焦る気持ちをおさえて、
次の３つの問いを、必ず自分に問いかけてみてください。

(１)　自分が心から頼みたい人か？　(動機)
(２)　その人にそれができるか？　(能力)
(３)　それは場の要求から見てズレていないか？　(目的)

まず、その人はあなたが心から頼みたい人ですか？

人選のマチガイでいちばん多いのは、
「自分が心から頼みたい人」ではなく、
「頼みやすそうな人」に頼んでしまうことです。

初心者や、自信のない人に多いのですが、
たとえば、講演会なら講演会で、
だれを呼ぼうかと決めるとき、
「自分は本当は他に頼みたい人がいるんだけど
　あまりに有名で、ハードルが高そうだから、
　ま、そこそこの人でいっか」とか、
逆に「よく知らないけど
　とりあえず有名人だからいっか」とか、
「自分はあんまり引かれない人だけど、
　まわりがみんないいって言ってるから、いっか」とか、

頼むモチベーションのない人に頼んでしまっているケース、
けっこう多いんです。

自分がいいと思わない、心が向かない相手だと
手紙を書いたり、話をするうちに、
それが相手に伝わります。

たかが「お願い」とはいえ、
人を動かすのは大変なことです。

まずは、素朴な動機からスタートしていいのです。
「昔その人の本を読んで感動した。
　その人ならきっといい講演をしてくれると思った」とか、
「だれよりもまず、
　私がその人の講演をぜひ聞きたい」とか。

自分が心からいいと思う、頼みたい人に頼む、
これ立脚点です。

次に、その人にそれができますか？

木によりて魚を求む、というように、
それをやる能力のない人に頼んでしまっているケース
けっこうあるんです。

たとえば、健康をテーマにした講演会で、
お医者さんならいいだろうと、
テレビで見た有名な医師に依頼をする、
ところが、「そういう話なら内科医にしてくれ、
私は外科医で専門外だ」
と言われてしまう、
それに似たようなケースけっこう多いんです。

できないことをたのまれても相手も迷惑、
それでも無理に頼み込んでも、
結局できなければみんな悲劇。

それをやりきる能力がある人に頼む、これ常識です。

最後に、それは「場の要求」からズレていないか、

どんなに自分が頼みたい、能力の高い相手でも、
たとえば結婚式の余興で呼ぶのに、
陰気で不吉な芸風のタレントを呼ぶというのは、
やはり会の趣旨からずれてしまいます。

目的や対象にふさわしい人かどうか、
これも最後にチェックをしてください。


２．決裁―上司のOKがいる依頼は、
　　まずOKをもらってから

上司や組織などの決裁がいる依頼は、
まず内部で企画を通してから、OKをもらって、
それから、外部の人に「お願い」に行く、これが筋です。

もちろん、
「まだ企画が通るかどうかわからないものなんですが、
　それでもよければ、企画を通す前段階でご相談を‥‥」
というようにして社内の決裁をもらうまえに、
社外の相手と会って、話をして、それがうまくいって、
そのあと社内のOKをもらうというケースも
多々ありますが、
それはあくまでも、「イレギュラー」と心得てください。

なぜなら、社内のOKをもらわずに、
まず外部の人に会ったとして、
さんざんアイデアをもらったり、
時間や労力を拝借したあと、
「上司に通したけれどダメでした」
「予算もとってなかったので
　相談にのっていただいた分の謝礼も出ませんけど」では、
相手に徒労をしいることになってしまいます。

依頼をすすめるにあたって、
最終的に上司の決裁がいるものは、
企画の大枠や予算など、まず上司に通して、
「やる」と決まってから、外にお願いに行くこと。

現実的に、それが無理で、
内部に企画を通すためにも、どうしても、
事前に社外の依頼相手のOKがいる、打ち合わせがいる、
という場合は、
「本来とは筋が違う」ということをしっかり自覚して
相手にもそれをあらかじめきちんと告げてから
進めましょう。

「本来でしたら、まず社内に企画を通してから
　お話を進めるべきところを、大変失礼します」
というように。

かりに、相手の了承を得てそのような進め方で、
最終的に企画が通らなくても、
事前に、相手にアイデアを出させる、
企画書をあげさせるなど、
相手に知的生産などの労働をさせた場合は、
「相談料」「会議費」などの名目で、
相手にさせた労働に対する対価を
お支払いするのが常識です。


３．依頼のメールを書く
４．電話をする

依頼はまず「文書」を送り、
そのあと「電話」でフォローする
という方法を初心者にはおすすめします。

ただし、相手が電話嫌いなどの場合は別です。

もちろん、いきなり電話をしてもいいし、
電話などせず、すべてメールですませてもいいし、
自分の得意に応じて、相手に応じて、状況に応じて、
慣れたら自由にアレンジしてください。
でも、何をどうしていいかわからない人には、まず、

メール・手紙・ファクシミリなどの「文書」で
ファーストコンタクトをとり、
そのあと「電話｣でフォローすることをおすすめします。

これには理由が３つあります。

第１に、書くことで自分の頭が整理できます。

見知らぬ相手に、口頭で、いきなり頼みごとをするのは、
「たくさんの情報をどう整理し、どんな順番でいうか」、
実はかなり高いスキルを要する行為です。

でも私のもとには、依頼がまったく初めてなのに、
いきなり電話をしてくる人が多いです。
案の定、私が出たあと、どう話していいか困っています。
このような人に見られる心理は、
「とりあえず電話をしてしまえば何とかなる」です。

自分から見れば、一瞬、「書く」ことより、
「話す」ことのほうが、敷居が低いカンジがします。
文章を書くのがニガテだからという人が多いです。
書くことは考えることだからです。
みんな考えることはおっくうなのです。

でも、相手にわかるかどうか、
伝わるかどうか、と考えれば、
「書く」ほうが、かなり多くの情報を、一気に相手に
整理して、届けられることがわかります。
しかも、電話のように本番一発で勝負しなくても、
何度も書き直せるし、見直せる。
納得してから出せるので、ボロも出にくいのです。

文書で書いて、そのあと電話をする理由の第２は、
「返事は頼んだ方からうかがうのが筋」だからです。

メールのない時代は、電話か郵便が主流でした。
相手から返事の電話をよこさせるにしても、
返事の手紙をよこさせるにしても、
それは相手の手をわずらわせるし、
電話代や郵便代を負担させる行為です。
こちらから頼んでいるのにそれはおかしい。

だから、頼んだほうから電話をして返事を聞く
これがキホンでした。
もしも先方から電話をいただいてしまったら、
先方に電話代の負担をかけないために、
こちらからかけ直したり。
電話がキライな相手だったら、
切手を貼った返信用のはがきを予め同封したり。

できるだけ相手に手間や金銭的負担をかけないように
返事をもらえるよう心をくばったものです。

メール社会になり、安価にやりとりできるようになって
メールで依頼し、メールで返事をもらう、
これも主流になりつつありますが、

それでもやはり、
お願いされる立場に立ってみると、
依頼文だけではよくわからないことを質問するにしても、
かりに、お断りすることになっても、
微妙なニュアンスまでいちいち文章にして、
いちいち伝えなければならないのは、
やはり負担をしいる行為です。

第３の理由は、電話は最後のネゴシの機会だからです。

私は、編集者時代に、
ほとんど断られかけていた相手に、電話でのやりとりで
こっちを向いてもらい、仕事を受けていただいたことが
何度もあります。

電話で断られてしまい、
それでも「一度会って、話だけでも聞いてほしい」と
会ってもらって、そこで、
引き受けてもらえたこともあります。

文書、電話、面談、自分がどれが得意かも、
やってみなければわからないものです。

文章は一方的なコミュニケーションです。
ただ文章を送って、ただ返事を待っていたら
断られたようなケースでも、
電話で、言葉のキャッチボールをしていくうちに、
相手の疑問や誤解、迷いを解消していったり、
文書では伝え切れなかった想いが伝わったり、
そうしているうちに、しだいに相手と「通じ合い」、
受けてもらえる場合もあります。

ですから、
まずメールなどの「文章」で充分伝え、
相手にしばらく考える時間を与えてから、
こちらから「電話」をし、
もう一度、依頼の趣旨を伝え、
「依頼文書でわかりにくい点はなかったですか」と、
相手の疑問・質問に答え、解消したあと、
それから最後に返事を聞くといいと思います。

そこで、すぐいい返事がもらえなくても、
最後の交渉のチャンスと、
もう一押しコミュニケーションしたり、
場合によっては、
「電話だけでは伝わらないので、
　できればご説明にうかがわせてください」
頼んでみるのもいいかと思います。

５．くわしい依頼

交渉が成立したら、
実際に会う、または、
より具体的な依頼書を送る、資料送る
などの方法でツメをしていきます。


●今週のおさらい●

１．依頼は人選が命。自分のモチベーションがわく、
　　それをやりきる能力がある、
　　目的に叶った人物を充分に「選ぶ」。

２．上司や組織のOKがいる依頼は、
　　まずOKをもらってから動くのが筋。
　　それ以外はイレギュラーと心得、相手の了解のもとに、
　　OKが出なかったときのリスクをとって進める。

３．まず「文書｣で伝え、「電話」で交渉する、
　　慣れないうちはこの手順で進めてみよう。
　　書くことで考えは整理され、
　　電話で質問・返事を聞くことで相手の負担は軽くなる。


実際に「お願いの文書」をどう書くか、は
次週やっていきます。

山田ズーニーさんへの激励や感想などは、
メールの表題に「山田ズーニーさんへ」と書いて、
postman@1101.comに送ってください。

2007-09-12-WED
YAMADA
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