こんにちは。
ほぼ日刊イトイ新聞 総務の元木です。
先日、ほぼ日ニュースで「総務の智慧」を
募集しましたところ、
総務の方にかぎらず、経理や秘書といった
「事務方」のみなさんから、
たくさんの「お智慧」メールをいただきました。
ほんとうに、ありがとうございます!
どちらかというと、
ふだんは地味な事務仕事ですが、
たくさんの仲間がいることがわかって
なんだかうれしいです。
「がんばってください」のひとことだけで
どれだけがんばれることでしょう!
いただいた「総務の智慧」を
ご紹介していきますね。
少々長くなりますので、
お昼休みのときにでも
のんびりご覧くださいませ。
まずは、この企画がはじまるきっかけでもあった
「小銭管理」に関する智慧から。
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1円玉の件、私もおもしろく読みました。
以前やはり私も信金の人に
「これ困るんですよねー。」と言われました。
今は、小袋に分け、入金などしております。
総務が脚光をあびるよう、応援していきます。
(肩書きだけは事務長)
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ベタベタはやはり迷惑なのですね。
反省しました。
小銭の袋分けですが、
私も500円玉の棒金を割ったときは、
封筒に入れて、
「20,000円 500円×40枚」
とか表に書いておいたりします。
そして、何枚か使ったら、
書いてる上から線をひいて消して、
「15,000円 500円×30枚」
に書きかえたりしてます。
これはこれでわかりやすいんですが、
次の方のやりかたもいいですよー。
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私の会社は、小さな会社で、
私一人で経理・総務・営業事務をしております。
お役に立てるかわかりませんが、私の小銭管理です。
まず、銀行で両替したときに
1本50枚になっているものをそのまま25枚数えます。
半分のところをカッターで切ります。
これで25枚の塊ができます。
そのままだとバラバラになるので、
「スコッチのメンディングテープ」で止めます。
これはベタベタしませんので長年使っています。
後ではがしやすいよう、
お店でショッピングバックに貼ってくれるテープのように、
一方の端を折り返しておきます。
25枚ずつテープを剥がしてばらして使います。
ちなみにお札は10枚ずつまとめて、
ペーパークリップで挟みます。
元木さんや皆さんの大変さが伝わってきます。
がんばってください!
(たなか)
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セロハンを一部だけはがして、
べたべたにならないテープで一部を止めておく、と。
封筒に入れておくよりかさばらないし、
よりかんたんな気がしました。
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「知恵」とか「工夫」とかいう
たいそうなものではないのですが、
私は、基本的に小銭は、一種類のコインを50枚以上、
金庫には置かないようにしています。
(両替しますか? とか、
細かいの無いですか? と渡す際にも極力聞いて)
で、毎日数える時も、少しは楽しくしたいと思って、
「にぃしぃろぉやぁとぉ・・・」と数えず、
また、よくある数え方の
「にぃじゅうなぁれぇやぁ」という数え方でもなく、
コインを、2枚と3枚を1セット、
つまり「5」という単位にして、数え方を、
「一郎兄さん、二郎兄さん」
というふうにして数えています。
くわしくいうと、「一郎兄さん」の
「一」で2枚、「郎」で3枚、
「兄」で2枚、「さん」で3枚
・・・というふうに合計で10枚数え、
「次郎兄さん」の
「次」で2枚、「郎」で3枚、
「兄」で2枚、「さん」で3枚、
・・・というふうにして
合計で20枚数えたことになる、
という数え方をします。
結構数えやすいと思います。
それに、一郎さんも次郎さんも、顔を思い浮かべれば、
尚、楽しくなる(?)と思いますので、
一度お試し下さい。それではまた。
(あんそにー)
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いいですね!
リズムがここちよいです。
歩きながら心の中で
「いち、ろう、にい、さん」って
数えてしまいそうです。
歩数は数えられないですが、
たのしい気分でいられそうです。
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こんにちは。
昔々勤めていた会社で行われていた工夫について、
書いてみようかな、と思います。
まず、80年代後半に勤めていた会社では、
デザイナーのアシスタントが、
空いた時間に、コピーした紙の裏を使って、
せっせとメモ用紙パッドを作って、
みんなに配っていました。
まだまだアナログで版下を作ってた時代でしたから、
デザイナーはいろんな道具類を持っていて、
このメモ作りの時にも、それらを活用していたのですよ。
まず、A4の紙を、押し切りカッターを使って、
4分の1サイズにカットます。
それを、厚さ1〜1.5センチくらいに重ねて、
一辺の厚みの部分に、ペーパーセメント
(紙を貼ってもすぐまたはがせるやわらかいボンド)
をたっぷり塗りつけます。
つまり、ここが、「無線綴じ」にした本や
レポート用紙の背表紙みたいになるんですね。
で、ペーパーセメントが乾いたら、できあがりです。
メモは、一枚ずつ、はがして使える状態になります。
(とてか)
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たしかに、うちにいるデザイナーさんたちも、
べんりな小道具をよく知ってて、
「これ使ったらいいよ〜」と教えてくれてます。
さいきん教えてもらって気に入ってるのは、
修正テープのような形をした、のりテープです。
封筒のベロ部分をのり付けするときに
しっかりくっつくから安心だし、
手がのりでべたべたにならないからいいですよ。
べたべたに‥‥ならないほうが‥‥いいですよね。
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ほぼにちわ。
いつも楽しく拝見しております。
総務の智慧…と言われても、
どれもが「当たり前過ぎ」て何も書く事がない‥‥
と思ったのですが。
思いつくままに、書いてみます。<1>
コインを数えるのが面倒なのは、もしかして
「に〜のし〜のろ〜のや〜のとぉ〜」
と、二枚ずつ数えているからですか?
私は五枚ずつ数えます。
(つまり手間は半分以下で済みます)
紙幣も、トランプの様に広げて、
やはり同じ様に、五枚づつ数えます。
私は一応女ですが、男性より手が大きいので、
これに慣れてしまった今は、
二枚ずつで数える方が逆に難しいくらいです。<2>
税込み金額から消費税5%を計算するには、
21で割ります。
÷105×5を一発で計算するという、単純な理屈ですが、
ほんのちょっとだけ早く、
そして計算ミスをしにくくなります。<3>
何枚か束ねた紙を、ホッチキスでまとめる時。
普通は利き手でない方に紙を持たせ、
利き手の親指側に針がガチャと出る側にして綴じますが。
この方法で、紙の上部を綴じようとすると、
両手の向きをそれぞれ
不自然な向きに近づけなくてはいけません。
その間に紙がずれたりしますよね。
ホッチキスを親指側でなく、
逆さま(小指側)に針の出る方を向け、
グーで握りこむ様にして使うと、
紙を全く動かさずにまとめる事ができます。
何部も同じ物を作るような時などは、
親指が疲れる事も無く、こちらの方が断然楽です。
<4>
ボールペンは会社の備品ではなく、
自分の使い易い私物を使っています。
でも、高級な物では決してなく、
替芯も100円程度の物ですが‥‥
かすれず滑らかな書き味で、
複写の伝票もよく写り、後で見返す時に
「せっかく見つけたのに、
薄くて読めない!(怒)」
とイライラせずに済みます。
余計な筆圧も無いので、
肩こりや指&手首の痺れも少ないです。
この値段で楽が買えると思ったら、
ケチる方が絶対損です。
(経理のおね→さん) |
<3>のホッチキスはやってみたいですー。
ぐーの形のほうが、
力がこめられるってことですよね。
なんかとじるものないかなあ。
なんかないかなあ。
お気に入りのボールペンは銘柄が気になります。
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総務や経理の職場の工夫の件、
なんだろなー、と考えて2つ出てきました。
もう当たり前に皆さんしてらっしゃると思うのですが、
いっぱい届く封書の、
いらなくなった封筒はとっておきます。
で、切手は剥がして寄付の箱へ、
そして長3・長4程度の封筒は、
文字がかかれていない下半分を切り、
清算したお金を渡す時のポチ袋に使います。
厚手の、丈夫そうな大型封筒は、
本社宛の社内便に使います。
その時、フラップの部分の下にガムテープを貼り、
フラップの上にも少しずらしてガムテープを貼ります。
すると、開閉自在のシールになり、繰り返し使えます。
新品の鳩目封筒を使うより、リサイクルで経費節約!
工夫の最後の1点は、印鑑掃除。
シャチハタの印字面にゴミが詰まったら、
いらない紙の上に輪ゴム置き、
そのゴムを印字面でグリグリします。
すると、きれいに取れます。
グリグリしてるとストレス解消にもなりますよー。
元木さんも、お体に気をつけて、
お仕事頑張ってください!
(たぬぽん)
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これは、いい智慧ですね!
封筒をむだづかいしてるという罪悪感もないし、
ちいさく折りたたまれたお札をもらうと
お年玉みたいでうれしいかも。
「精算した経費で貯金してるんだー」
なんて人も、いませんか?
ちなみに我が社にはいます。
シャチハタ印に入ったゴミ問題も
わかりますよー。
指でとろうとすると朱肉で爪が赤くなるし。
ボールペンの先とかだと
お互いのインクがついてしまうし。
ゴミがついたら輪ゴムでぐりぐりと
やってみますね。
ありがとうございました!
‥‥ということで、
次の募集へとつなげたいわけですが、
「あまったシリーズ」でいかがですか?
・残り少ない付せん
・郵便物についてくる輪ゴム
・買い物の紙袋
・あまったコピー用紙(はありましたけど)
などなど‥‥どんなふうに管理して使い切ってるのか、
教えてもらいたいかもしれません。
あと、事務方のみなさんの
「愛用する便利な文房具」なども
教えていただけると、うれしいです。
もちろん、テーマに関係なく、
さまざまな「総務の智慧」も募集します。
引き続き、地味な募集になってしまいますが、
お時間のあるときにでもメールしてください。
あんまり来なくても、平気です。
お仕事最優先でどうぞ。 |